Sistem penggajian ini sangat sederhana karena hanya untuk para Pemula
yang memerlukan model pembanding penggajian ditempat kerja yang
sekarang. Banyak model sistem penggajian yang rumit dan canggih.
Termasuk sistem absensinya juga bermacam-macam. Ada yang menggunakan
finger print, kartu gesek, ratina mata, atau kartu check clock biasa.
Semua model sistem absensi Karyawan masing-masing mempunyai kelebihan
dan kekurangan. Tergantung mana yang lebih cocok untuk digunakan pada
Perusahaan setempat. Perusahaan industri pabrikan yang jumlah
Karyawannya banyak dan Perusahaan jasa yang jumlah Karyawannya kurang
dari 100 orang, tentu beda dasar pertimbangannya. Perusahaan yang jumlah
Karyawannya sedikit, tentu akan memilih yang lebih canggih karena
kemungkinan error alat lebih sedikit. Tapi Perusahaan yang jumlah
Karyawannya banyak, tentu lebih memilih yang manual atau semi manual.
Untuk postingan kali ini saya akan menampilkan yang semi manual
yaitu yang menggunakan kartu check clock biasa tapi diolah di Computer.
Software yang dipakai buatan sendiri dengan program excel (bukan beli
program pay roll yang sudah jadi)
Model semi manual ini kami rasa yang paling cocok untuk pabrikan yang
jumlah Karyawannya lebih dari 1.000 orang. Karena apabila ada error,
lebih mudah ditanggulangi. Tidak menggunakan teknologi yang tinggi
sehingga mudah melakukan perbaikan atau melakukan service berkala. Dan
yang lebih penting lagi, dengan menggunakan kartu check clock ini, bisa
dipakai untuk salah satu alat bukti (secara fisik) dalam penyelesaian
Perselisihan Perburuhan. Sedangkan yang menggunakan alat electronik
(canggih), sulit untuk mendapatkan alat bukti secara fisik karena harus
import data dulu dari alatnya, lalu di print dll. Bukti model seperti
ini sering tidak diakui oleh Karyawan yang bermasalah karena dia kira
hanya sebuah rekayasa saja.(maaf ini bukan promosi tapi pengalaman
pribadi).
FLOW CHART SISTEM DAN PROSEDUR PENGGAJIAN
Keterangan Flow Chart :
- Data kehadiran seluruh Karyawan yang sudah berupa rekapan per hari, pada tanggal cut off sudah diperiksa ulang tentang kebenarannya dan siap dijadikan data penggajian.
- Departemen HRD (bagian Pay Roll) menerima data kehadiran yang sudah valid untuk diproses penggajiannya orang per orang.
- Departemen HRD (bagian Pajak Pph 21) menghitung atau mengoreksi pajak gaji baik yang gajinya ada kenaikan, atau yang ada perubahan status keluarga (tambah anak atau dari bujang menjadi kawin dan lain-lain).
- Departemen HRD (bagian Pay Roll) setelah menerima rekapan revisi perhitungan pajak gaji dari bagian pajak, membuat Slip gaji dan daftar Gaji seluruh Karyawan untuk dikoreksi dan dimintakan tanda tangan Manajer HRD.
- Departemen Keuangan menerima Daftar Gaji dan Slip Gaji seluruh Karyawan dari Dept HRD untuk dikoreksi secara menyeluruh baik perhitungan gaji take home pay-nya masing-masing Karyawan maupun perhitungan pajak gajinya.
- Apabila Departemen Keuangan menemukan ada kesalahan hitung atau salah ketik, harus segera mengembalikannya ke Dept HRD atau cancel.
- Apabila Dept. Keuangan hasil evaluasinya tidak menemukan kesalahan pada Daftar Gaji/Slip Gaji tersebut, maka wajib menanda-tanganinya dan membuat cek tunai/bilyet giro sebesar jumlah gaji seluruh Karyawan lalu menyerahkannya kepada Pimpinan Perusahaan.
- Pimpinan Perusahaan menerima dan menanda tangani Daftar Gaji seluruh Karyawan dan cek tunai/bilyet giro untuk tranfer gaji Karyawan via Bank yang ditunjuk.
- Bank yang ditunjuk menerima daftar gaji dan cek/bilyet transfer ke rekening pribadi masing-masing Karyawan pada tanggal yang telah ditentukan.
- Karyawan pada tanggal penggajian yang telah ditentukan, mengambil gajinya melalui kartu ATM Bank yang ditunjuk, dengan rentang waktu selama 24 jam per hari.
- Selesai
Khusus untuk Slip Gaji, banyak Karyawan yang tidak mengambilnya. Karena
merasa gajinya sudah benar atau malas untuk mengambilnya. Tapi karena
didalam Slip Gaji tersebut juga ada perhitungan pajak Pph 21, maka Dept.
HRD harus tetap untuk membuatnya sebagai dokumen pajak atau persiapan
untuk dasar menjelaskan komplain Karyawan atas jumlah gajinya atau
pajaknya. Atau juga untuk persiapan apabila sewaktu-waktu diminta oleh
Karyawan ybs untuk (lampiran) pengajuan kredit ke Bank.
Contoh Model Slip Gaji
Kepada para senior atau kepada siapa saja yang tertarik dengan tulisan
ini, tolong ditambahkan atau direvisi agar lebih bermanfaat bagi orang
lain. Apabila ingin sharing secara pribadi dengan kami, silahkan kirim
email ke : djoko.harmiawan2000@gmail.com
Sumber : http://www.teknismanajemenhrd57.com/2011/10/sistem-penggajian-karyawan.html
